INFORMACJE DOTYCZĄCE PRZETWARZANIA DANYCH I PLIKÓW COOKIE

Poniższy tekst ma na celu poinformowanie Państwa, w jakim zakresie i w jakim celu gromadzimy i przetwarzamy dane osobowe oraz jakie przysługują Państwu prawa w przypadku odwiedzania naszej strony internetowej, korzystania z naszych usług lub innego kontaktu z nami. Prosimy pamiętać, że niniejsza polityka prywatności może zostać w każdej chwili zmieniona, dlatego warto ją regularnie przeglądać.

1. Odpowiedzialność za przetwarzanie danych
UnionTax Steuerberatergesellschaft mbH (CH) oraz UnionTax Rechtsanwaltsgesellschaft mbH (dalej: UnionTax, my) są wspólnie odpowiedzialne za gromadzenie, przetwarzanie i wykorzystywanie Państwa danych osobowych w ramach opisanym powyżej. Traktujemy ochronę danych bardzo poważnie i przestrzegamy przepisów szwajcarskiej federalnej ustawy o ochronie danych (DSG) oraz innych mających zastosowanie przepisów o ochronie danych, w szczególności ogólnego rozporządzenia UE o ochronie danych (RODO).

W sprawach związanych z ochroną danych mogą się Państwo kontaktować pod następującymi adresami:
office@uniontax.eu
UnionTax Rechtsanwaltsgesellschaft mbH, Roßheidestr. 197, D-45968 Gladbeck, Niemcy
UnionTax Steuerberatergesellschaft GmbH (CH), Maria-Stader-Weg 4, CH-8590 Romanshorn

2. Zakres i cel przetwarzania danych osobowych podczas odwiedzania naszej strony internetowej
Strona internetowa uniontax.eu jest hostowana przez firmę Hosting Pilot GmbH (Niemcy) na serwerach znajdujących się w Niemczech.

Podczas odwiedzin strony internetowej UnionTax serwery tymczasowo zapisują każde połączenie w pliku dziennika (tzw. logfiles). Następujące dane są rejestrowane i przechowywane automatycznie bez Państwa ingerencji:

1. adres IP komputera wysyłającego zapytanie
2. data i godzina dostępu
3. informacje protokołowe, takie jak typ i wersja protokołu, żądana akcja, kody statusu lub dane o transferze (np. wielkość zapytania lub odpowiedzi)
4. komunikaty o błędach
5. w zależności od zastosowania: dane o przeglądarce (User-Agent String) lub ewentualnie strona, z której użytkownik przeszedł na naszą stronę

Gromadzenie i przetwarzanie tych danych odbywa się w celu umożliwienia korzystania z naszej strony internetowej (nawiązanie połączenia), zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności systemu oraz do celów statystycznych. Tylko w przypadku ataku na infrastrukturę sieciową lub podejrzenia innego nielegalnego użycia strony IP może być analizowany w celu wyjaśnienia i obrony oraz zidentyfikowania użytkownika w ramach postępowania cywilnego lub karnego. Uznajemy te cele za nasz uzasadniony interes w przetwarzaniu danych.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych: https://hosting-pilot.com/datenschutzerklaerung

Podczas wizyty na naszej stronie internetowej korzystamy również z plików cookie i narzędzi śledzących. Patrz punkty 3 i 4.

3. Narzędzie zgody Borlabs
Na naszej stronie internetowej korzystamy z narzędzia do wyrażania zgody na pliki cookie dostarczanego przez Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg, Niemcy (Borlabs), w celu uzyskania i udokumentowania zgody na przechowywanie określonych plików cookie. Borlabs nie ma prawa do wykorzystywania Państwa danych do innych celów. Jest to niemiecki dostawca, wybrany zgodnie z wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), w szczególności art. 28 RODO (umowa powierzenia przetwarzania danych).

W tym celu ustawiany jest technicznie niezbędny plik cookie (borlabs-cookie), który zapisuje udzielone zgody. Plik cookie Borlabs nie przetwarza żadnych danych osobowych.
Jeśli chcą Państwo cofnąć zgodę, wystarczy usunąć ten plik cookie w swojej przeglądarce. Przy ponownym wejściu na stronę internetową zostaną Państwo ponownie poproszeni o wyrażenie zgody.

Użycie Borlabs służy do uzyskania i dokumentacji prawnie wymaganych zgód. Ponadto stosowanie skutecznego narzędzia do zarządzania zgodą leży w naszym uzasadnionym interesie.

Więcej informacji znajduje się w polityce prywatności Borlabs: https://de.borlabs.io/datenschutz/

4. Google Analytics
Na naszej stronie internetowej korzystamy z Google Analytics, usługi analizy internetowej firmy Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia („Google”). Celem korzystania z tego narzędzia jest analiza interakcji użytkowników z naszą stroną oraz ulepszanie oferty i dostosowanie jej do Państwa potrzeb.

Interakcje z naszą stroną są rejestrowane za pomocą plików cookie, danych o urządzeniu/przeglądarce, adresów IP i aktywności na stronie. Adres IP jest również wykorzystywany w celu zapewnienia bezpieczeństwa usługi i informacji o lokalizacji (tzw. „IP-geolokalizacja”). Dla ochrony prywatności adresy IP są skracane przez Google na terenie UE/EOG (funkcja „maskowania IP”).

Informacje o korzystaniu z tej strony i adresy IP mogą być przekazywane na serwery Google w USA i tam przetwarzane. Według własnych oświadczeń, Google stosuje standard ochrony danych odpowiadający dawnej umowie Privacy Shield. Dodatkowo zawarte zostały tzw. standardowe klauzule umowne, mające na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych w krajach trzecich. Ponadto, dla transferów do USA obowiązuje Data Privacy Framework. Dane są przechowywane przez Google maksymalnie przez 14 miesięcy.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest wyrażona przez Państwa zgoda. Cofnięcie zgody na przyszłość jest możliwe w każdej chwili – najlepiej za pomocą narzędzia zgody na naszej stronie internetowej [CONSENT-TOOL] lub poprzez zainstalowanie wtyczki do przeglądarki udostępnionej przez Google: tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=pl

Więcej informacji o przetwarzaniu danych przy użyciu Google Analytics można znaleźć tutaj:
support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=pl
oraz
www.google.pl/intl/pl/policies/privacy/
Umowa powierzenia przetwarzania danych z Google: https://business.safety.google/adsprocessorterms/

5. Chatbot i funkcja czatu
Na naszej stronie mogą Państwo skorzystać z funkcji czatu chatbot. Umożliwia ona uzyskiwanie informacji o naszych usługach w czasie rzeczywistym. Nasz czat oparty jest na specjalnym oprogramowaniu, które z wykorzystaniem sztucznej inteligencji (AI) automatycznie odpowiada na zapytania użytkowników i udziela informacji. Czat wykorzystuje połączenia API z usługami zewnętrznymi opartymi na AI, które specjalizują się w przetwarzaniu języka naturalnego, analizie danych i prowadzeniu rozmów informacyjnych.

Korzystanie z chatbota jest dobrowolne.

Przetwarzamy i przechowujemy dane tekstowe (również dane osobowe), które podają Państwo podczas korzystania z chatbota – zapytania i odpowiedzi – wraz z powiązanym adresem IP. Ostatnie dwie cyfry adresu IP są szyfrowane. Przetwarzanie to odbywa się w ramach naszego uzasadnionego interesu, jakim jest optymalizacja usługi czatu i poprawa satysfakcji użytkowników. Dodatkowo przetwarzane są logi przeglądarki (np. czas dostępu, adres IP lub DNS, przesłane bajty, używana przeglądarka, system operacyjny itd.).

Podstawą prawną przetwarzania danych jest realizacja umowy lub działania przed zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W innych przypadkach przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO – dla szybkiego i sprawnego kontaktu z klientami i osobami zainteresowanymi.

Korzystamy z API do usług WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia. Wprowadzone przez użytkownika dane oraz adres IP są przetwarzane w celu obsługi zapytań, udostępnienia czatu i poprawy jego jakości.
Podstawą prawną przetwarzania jest nasz uzasadniony interes w zapewnieniu niezawodnego działania chatbota (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO).

Więcej informacji:
https://www.whatsapp.com/privacy
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea
https://www.whatsapp.com/legal/

Potencjalny transfer danych do państw trzecich opiera się na standardowych klauzulach umownych UE, które zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych:
https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

6. W ramach świadczenia usług
W ramach działań przed zawarciem umowy oraz w trakcie realizacji umowy zbierane i przetwarzane są dane osobowe takie jak: imiona i nazwiska, adresy, adresy e-mail, numery telefonów klientów, a także ewentualnie osób działających w ich imieniu.

UnionTax jest wiodącą firmą świadczącą usługi podatkowe i prawne, specjalizującą się w zwrotach podatku dochodowego i wnioskach o zasiłek rodzinny na terenie całej Europy. UnionTax oferuje profesjonalne usługi w zakresie obsługi klienta, zarządzania sprawami klientów i administracji biurowej. Reprezentuje również klientów m.in. wobec pracodawców, urzędów skarbowych czy urzędów ds. świadczeń rodzinnych oraz świadczy doradztwo i usługi prawne w wielu językach europejskich.

W celu realizacji tych usług UnionTax potrzebuje danych osobowych zarówno osoby składającej zapytanie, jak i członków jej gospodarstwa domowego. Do danych tych należą w szczególności: imię i nazwisko, adres, stan cywilny, data urodzenia, e-mail, obywatelstwo, liczba i wiek dzieci, zawód, dochód, zajęcia wynagrodzenia, zobowiązania czynszowe, alimentacyjne, wydatki domowe oraz dane podatkowe.

Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy zobowiązują nas, aby w przypadku zawarcia umowy żądać poświadczonej kopii dowodu tożsamości i ustalać beneficjentów rzeczywistych. Regularnie podlegamy kontrolom w zakresie należytego prowadzenia dokumentacji klientów.

Podstawą prawną przetwarzania danych są działania przed zawarciem umowy lub związane z jej wykonaniem, zgoda użytkownika oraz obowiązki ustawowe.

Dane osobowe zebrane przez nas w celu nawiązania lub realizacji umowy przechowujemy do czasu wygaśnięcia ustawowych obowiązków przechowywania, a następnie są one usuwane, o ile nie jesteśmy zobowiązani do dłuższego przechowywania ze względu na przepisy podatkowe lub handlowe, lub jeśli użytkownik wyraził zgodę na ich dalsze przechowywanie. W indywidualnych przypadkach możliwe jest dłuższe przechowywanie danych osobowych, w szczególności w przypadku stałych relacji z klientami, gdy jest to celowe i konieczne dla bieżącego i przyszłego doradztwa i świadczenia usług. Inne dane osobowe stron trzecich, np. usługodawców, przechowywane są tak długo, jak wymaga tego wskazany cel.

7. Kontakt za pośrednictwem e-maila
Użytkownik ma możliwość kontaktu z nami drogą mailową.

Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść i/lub dane przesyłane w wiadomości. Przetwarzanie danych odbywa się w zakresie niezbędnym do odpowiedzi na zapytanie lub realizacji działań przed zawarciem umowy albo umownych.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest zgoda użytkownika oraz wykonanie działań przedumownych lub umownych.

8. W ramach stosunku pracy i rekrutacji
W ramach stosunku pracy przetwarzamy dane osobowe, o ile jest to konieczne do wykonania umowy o pracę. Zdjęcia pracowników wykorzystywane są do celów reklamowych i/lub informacyjnych wyłącznie za ich wyraźną zgodą. Zgoda ta może być w każdej chwili odwołana, bez negatywnych konsekwencji dla pracownika.

Dokumenty aplikacyjne, które nie prowadzą do zatrudnienia, odsyłamy lub niszczymy po zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

9. Pliki cookie
Cookie to mały plik, który podczas odwiedzania naszej strony internetowej jest wysyłany na komputer użytkownika lub automatycznie zapisywany przez używaną przeglądarkę internetową na komputerze lub urządzeniu mobilnym. Gdy użytkownik ponownie odwiedza stronę, możemy go rozpoznać – nawet jeśli nie wiemy, kim jest. Oprócz plików cookie używanych jedynie podczas sesji i usuwanych po zakończeniu wizyty („pliki cookie sesji”), stosowane są także tzw. „trwałe pliki cookie”, które przechowują ustawienia użytkownika i inne informacje przez określony czas.

Można skonfigurować przeglądarkę tak, aby odrzucała pliki cookie, zapisywała je tylko na czas sesji lub usuwała wcześniej. Zwracamy jednak uwagę, że może to wpłynąć na pełne korzystanie ze wszystkich funkcji naszej strony. Większość przeglądarek domyślnie akceptuje pliki cookie. Stosujemy następujące pliki cookie:

Nazwa	Cel	Czas trwania
PHPSESSID Cookie	Rozpoznanie użytkownika podczas wizyty na stronie	Sesja
WordPress_test Cookie	Sprawdzenie ustawień plików cookie w przeglądarce	Sesja

10. Google Maps
Na naszej stronie internetowej zintegrowaliśmy Google Maps – usługę map oferowaną przez Google Ireland Limited, Google Building Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Irlandia oraz Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA (dalej łącznie: Google). Ma to na celu ułatwienie Państwu znalezienia naszej lokalizacji.

Podczas otwierania podstrony „Kontakt”, na której znajduje się mapa Google, Państwa przeglądarka nawiązuje połączenie z serwerem Google – który może znajdować się również w USA. Google otrzymuje informacje o korzystaniu z naszej strony internetowej (np. adres IP). Odbywa się to niezależnie od tego, czy są Państwo zalogowani do konta Google. Jeśli są Państwo zalogowani, Google może przyporządkować dane do Państwa konta. Jeśli tego Państwo nie chcą, należy się wcześniej wylogować. Google przechowuje dane (również dla niezalogowanych użytkowników) jako profile użytkowników i analizuje je. My nie otrzymujemy żadnych danych i nie mamy wpływu na ich wykorzystanie przez Google.

Więcej informacji o przetwarzaniu danych przez Google znajduje się w polityce prywatności Google (https://policies.google.com/privacy?hl=pl) oraz w warunkach korzystania z Google Maps (https://www.google.com/intl/pl_pl/help/terms_maps/).

Poprzez otwarcie podstrony „Kontakt” wyrażają Państwo zgodę na opisane powyżej przetwarzanie danych. Dodatkowo mamy uzasadniony interes w udostępnieniu narzędzia mapowego na stronie internetowej, aby ułatwić Państwu odnalezienie naszej lokalizacji.

11. Media społecznościowe / platformy komunikacyjne
Na naszej stronie internetowej korzystamy obecnie z następujących linków do mediów społecznościowych i platform komunikacyjnych: Facebook i X (dawniej Twitter). Oferujemy Państwu możliwość bezpośredniej komunikacji z dostawcą za pomocą linku. Tylko po kliknięciu na zaznaczone pole i jego aktywacji, dane (np. że odwiedzili Państwo naszą stronę) są przekazywane do tych platform (dane użytkowe). Ponadto przekazywane są najwyraźniej dane kontaktowe (np. e-mail, identyfikatory użytkowników), dane treściowe (np. wpisy w formularzach), metadane i dane komunikacyjne (np. adresy IP, identyfikatory).

Zgodnie z deklaracjami platform społecznościowych, w Niemczech adres IP jest natychmiast anonimizowany po jego zarejestrowaniu. Aktywacja linku powoduje jednak przekazanie danych osobowych do tych platform, które mogą być przechowywane poza UE, np. w USA. Równoważny poziom ochrony danych zapewniają standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską i/lub uczestnictwo w programie EU–US Data Privacy Framework.

Ponieważ platformy te gromadzą dane m.in. za pomocą plików cookie, zalecamy przed kliknięciem linku usunięcie wszystkich plików cookie w ustawieniach bezpieczeństwa przeglądarki. Nie mamy wpływu na gromadzenie danych, procesy ich przetwarzania, ani nie znamy pełnego zakresu, celów przetwarzania, czy okresów przechowywania. Nie mamy również informacji o ewentualnym usuwaniu danych przez dostawców.

Platformy te przechowują dane o użytkowniku jako profile i wykorzystują je w celach reklamowych, badania rynku oraz do personalizacji treści. Takie działania odbywają się także wobec użytkowników niezalogowanych. Przysługuje Państwu prawo sprzeciwu wobec tworzenia takich profili – należy je kierować bezpośrednio do odpowiedniej platformy.

Dane są przekazywane niezależnie od tego, czy posiadają Państwo konto na danej platformie. Jeśli są Państwo zalogowani, dane zostaną przypisane bezpośrednio do Państwa konta. Po kliknięciu aktywowanego przycisku (np. „Udostępnij”) platforma zapisze te informacje na Państwa koncie i – jeśli dotyczy – udostępni je kontaktom. Rekomendujemy wylogowanie się z konta przed aktywacją linków, aby uniknąć takiego przypisania.

Linki umożliwiają interakcję z sieciami społecznościowymi i innymi użytkownikami, co pozwala nam udoskonalać naszą ofertę. Podstawą prawną korzystania z linków jest nasz uzasadniony interes.

Jesteśmy również obecni na tych platformach (Facebook i X). Jeśli kontaktują się Państwo z nami tam, zamieszczają posty lub reagują na nasze treści, przetwarzamy dane w celu odpowiedzi. Obowiązują tu wcześniej wymienione ryzyka. Jeśli zbierzemy dodatkowe dane, poinformujemy Państwa o tym osobno. Podstawą przetwarzania jest nasz uzasadniony interes, o ile nie zostanie pozyskana Państwa odrębna zgoda.

Więcej informacji o celach i zakresie gromadzenia danych oraz ich przetwarzaniu przez platformy społecznościowe można znaleźć w ich politykach prywatności:

Facebook: Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia
http://www.facebook.com/policy.php
Dodatkowe informacje:
http://www.facebook.com/help/186325668085084
http://www.facebook.com/about/privacy/your-info-on-other#applications
Wspólna odpowiedzialność za przetwarzanie danych:
https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum
Standardowe klauzule umowne:
https://www.facebook.com/legal/EU_data_transfer_addendum

X (Twitter): Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street, Dublin 2, D02 AX07, Irlandia
Polityka prywatności: https://twitter.com/privacy?lang=pl
Dane osobowe: https://help.twitter.com/pl/managing-your-account/accessing-your-twitter-data
Formularz kontaktowy: https://support.twitter.com/forms/privacy
Ustawienia personalizacji: https://twitter.com/personalization

12. Przekazywanie danych osobowych stronom trzecim
UnionTax przekazuje dane osobowe użytkownika tylko wtedy, gdy wyrazi on na to wyraźną zgodę, istnieje ku temu obowiązek prawny lub jest to konieczne do realizacji działań przedumownych, wykonania umowy lub ochrony naszych praw.

Wykorzystanie danych przez strony trzecie jest ściśle ograniczone do celów wskazanych powyżej (zob. pkt 2).

Główni odbiorcy to Państwa wierzyciele (urzędy skarbowe, instytucje finansowe itd.). Dalsi odbiorcy – zob. pkt 4.

13. Przekazywanie danych osobowych za granicę, w szczególności do USA
Jeśli jesteśmy upoważnieni do przekazania danych, możemy przekazać je także odbiorcom zagranicznym. Jeżeli odbiorca ma siedzibę w UE, poziom ochrony danych jest co najmniej równy temu obowiązującemu w Szwajcarii. Firmy te są zobowiązane do zapewnienia takiego samego poziomu ochrony prywatności jak my.

Jeśli korzystają Państwo z usług Google, Google Maps, Facebooka lub X, a dane mogą być przekazywane do USA, prosimy zapoznać się z odpowiednimi zapisami powyżej.

Dla pełnej przejrzystości informujemy, że organy USA mogą, zgodnie z przepisami prawa, stosować środki nadzoru umożliwiające ogólne przechowywanie wszystkich danych przekazywanych z UE lub Szwajcarii do USA. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych obowiązuje Data Privacy Framework.

14. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony przechowywanych przez nas danych osobowych przed manipulacją, częściową lub całkowitą utratą oraz nieuprawnionym dostępem osób trzecich. Środki bezpieczeństwa są stale aktualizowane zgodnie z rozwojem technologicznym.

Ochrona danych wewnątrz firmy jest dla nas równie ważna. Nasi pracownicy są zobowiązani do zachowania poufności i przestrzegania przepisów o ochronie danych. Dostęp do danych osobowych przyznawany jest wyłącznie w niezbędnym zakresie.

15. Okresy przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy tylko przez okres niezbędny do realizacji usług, których Państwo zażądali lub na które wyrazili zgodę, do ochrony naszych uzasadnionych interesów (np. działania przedumowne), oraz do spełnienia naszych zobowiązań prawnych.

Dane dziennika serwera przechowywane są do momentu ustania potrzeby operacyjnej, a następnie automatycznie usuwane. W większości przypadków maksymalnie przez pół roku.

Zapytania kontaktowe, które nie prowadzą do zawarcia umowy, usuwamy w ciągu roku, chyba że użytkownik zażąda ich wcześniejszego usunięcia.

Dane umowne przechowywane są dłużej, jeżeli wymagają tego przepisy o rachunkowości lub podatkowe. Zgodnie z nimi dokumenty takie jak korespondencja handlowa, zawarte umowy i dokumenty księgowe muszą być przechowywane do 10 lat.

16. Prawa osób, których dane dotyczą
W zależności od obowiązujących przepisów o ochronie danych przysługują Państwu następujące prawa. Wniosek można złożyć na adres wskazany w punkcie 1. Zazwyczaj wymagamy potwierdzenia tożsamości.

Prawo dostępu: prawo do uzyskania informacji o danych osobowych przetwarzanych przez nas – bezpłatnie, w dowolnym czasie.

Prawo do sprostowania: prawo do poprawiania nieprawidłowych lub niekompletnych danych oraz bycia poinformowanym o korektach.

Prawo do usunięcia danych: w określonych przypadkach prawo do żądania usunięcia danych osobowych.

Prawo do ograniczenia przetwarzania: w pewnych okolicznościach prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych.

Prawo do cofnięcia zgody: mają Państwo prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Przetwarzanie oparte na wcześniejszej zgodzie pozostaje zgodne z prawem.

Prawo do przenoszenia danych: w określonych przypadkach mają Państwo prawo do uzyskania dostarczonych nam danych w ustrukturyzowanym, czytelnym formacie.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego: prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego. W Szwajcarii jest to Federalny Inspektor Ochrony Danych i Informacji (EDÖB): www.edoeb.admin.ch

Romanshorn, może 2025 r.